Manfaat Google Drive? Ini 10 Hal yang Bisa Anda Dapatkan

Saya jatuh cinta dengan Google Drive (GD) dan telah mulai menggunakannya selama beberapa tahun terakhir karena banyaknya manfaat yang bisa didapatkan. Dengan bermodal laptop atau pun hp yang terkoneksi ke internet, maka berbagai fitur yang tersedia sudah bisa digunakan karena semuanya berbasis web.

Ada baiknya juga, ini menjadi salah satu aplikasi hp yang perlu Anda pertimbangkan dalam pemasangannya, sebagaimana yang saya lakukan.

Hal ini sebab pengoperasiannya yang berbasis online, maka tentunya Anda bisa mengakses dan menggunakannya dimana pun dan kapan saja. Seolah tidak ada batasan, selain pada keterjangkauan jaringan internet di lokasi Anda berada.

Dalam penggunaannya, Google Drive sendiri merupakan salah satu layanan penyimpanan berbagai dokumen secara online (cloud). Dengan hanya memiliki 1 akun e-mail (gmail) saja, Anda sudah secara otomatis bisa langsung mengaksesnya.

Menggunakan Google Drive

10 Manfaat Google Drive

Dari berbagai fitur yang tersedia dalam pengembangannya, saya telah merinci beberapa manfaat yang telah ada dan mungkin akan tetap dikembangkan di masa depan. Lebih tepatnya, ada 10 hal yang akan saya sampaikan.

Tapi tidak sebatas angka sepuluh saja, mengingat kegunaannya sendiri bisa melebihi apa yang akan saya informasikan. Ini hanya sekedar garis besar dari apa tersedia disana dan mungkin yang paling umum namun jarang diketahui.

1. Kapasitas penyimpanan online gratis sebesar 15 GB

Apa yang bisa Anda lakukan dengan kapasitas penyimpanan sebesar itu? Tentunya relatif. Jika akan mengupload video, mungkin hanya bisa beberapa saja. Namun kalau ingin menyimpan dokumen atau foto, bisa jadi dalam jumlah ratusan dan bahkan ribuan.

Dan, batasan penyimpanan tersebut Anda dapatkan secara gratis. Jika ingin lebih dari itu, silahkan cek penawarannya terkait harga yang harus Anda keluarkan.

2. Sebagai alternatif Microsoft Office

Jujur saja, perangkat lunak untuk membuat berbagai dokumen ini (terutama Word, Excel dan Power Point) baik oleh mahasiswa maupun pekerja kantoran (swasta dan pegawai pemerintah) sangat banyak yang menggunakannya. Saya dulunya pun begitu. Sayangnya, saya dan orang-orang tersebut tidak pula menggunakan versi asli dalam bentuk trial dan belum pernah sekalipun mendengar ada diantara yang saya kenal pernah membelinya.

Artinya apa?

Saya, mereka, dan mungkin juga Anda menggunakan yang versi palsunya (bajakan) meskipun dengan lisensi premium. Betul atau saya yang mengada-ada? Namun, untuk saat ini, saya sudah say goodbye to software bajakan! Dan secara khusus pernah saya bahas mengenai alasan saya tidak lagi menggunakan perangkat lunak palsu. Silahkan dibaca jika belum, karena bagi saya itu penting untuk kita ketahui bersama.

Alasan saya menyebut Word, Excel dan juga Power Point adalah karena banyaknya pengguna yang memakainya di laptop dan pc yang pernah saya sentuh.

Di Google Drive sendiri, ketiga perangkat pembuatan dokumen tersebut juga sudah tersedia dan gratis. Word bisa diganti dengan Google Docs, Excel alternatifnya adalah Google Sheets, dan Power Point bisa memanfaatkan kehadiran Google Slides. Punya laptop dan koneksi internet unlimited? Berhenti menggunakan software bajakan saat ini juga!

Baca juga: GIMP Sebagai Alternatif Photoshop

3. Konversi berbagai dokumen ke format PDF dan sebaliknya

Sebagai contoh, file Google Docs ingin Anda ubah ke PDF, pada dokumen yang telah dibuka, tinggal pilih menu File - Download as nanti akan muncul pilihan format penyimpanan yang Anda inginkan. Termasuk PDF dan masih ada opsi lainnya juga.

4. Tingkat keamanan dan privasi dokumen yang tinggi

Kalau ada yang jahil terhadap akun Anda, berarti ia berhadapan dengan Google itu sendiri karena ini merupakan salah satu produknya. Mengenai hal ini, tahap mengamankan akun Anda bisa dilakukan saat pertama kali registrasi maupun sesudahnya. Secara umum bisa memanfaatkan nomor hp, recovery via email lainnya, dan device yang dipercaya.

Saya tidak mengatakan bahwa sistem keamanan yang dimilikinya itu sempurna, namun bagaimana pun juga, butuh pengetahuan dan pengalaman yang mumpuni jika ada yang bertindak sebagai orang dalam kategori jahil ini.

Dalam hal privasi, berbagai dokumen yang Anda simpan di Google Drive bisa dikendalikan dengan mudah. Anda bisa membatasi akses terhadap dokumen-dokumen tersebut ke semua pengguna (hanya Anda sendiri yang bisa melihatnya), bersifat publik, maupun membagikannya ke orang tertentu saja seperti rekan kerja, keluarga dan sebagainya.

5. Bisa berkolaborasi dengan pengguna lainnya

Contoh lagi. Misalnya file Docs yang telah selesai dikerjakan ingin dibagikan ke rekan Anda dan memintanya untuk melakukan revisi terhadap file tersebut. Bisa. Dengan tanpa mengirimkan file namun hanya memberikan akses bagi rekan tersebut untuk membuka dan melakukan revisi.

Menariknya lagi, hasil dari proses tersebut juga masih tersimpan di akun Anda tanpa harus merepotkan kembali rekan tersebut untuk melakukan pengiriman file.

Prosesnya cukup bagi Anda dengan hanya mengetahui bagaimana cara berbagi file atau folder di akun Goolge Drive tersebut dan menentukan hak akses seperti apa yang ingin Anda berikan ke pengguna lainnya.

6. Proses penyimpanan dokumen yang sedang di edit dilakukan secara otomatis

Ini juga merupakan bagian yang menurut saya sangat bermnafaat. Meskipun sederhana, setidaknya bisa sedikit efisien dalam menggunakan waktu. Saat memulai mengerjakan dokumen baru ataupun melakukan pengeditan, file tersebut akan tersimpan secara otomatis dalam sistemnya. Tidak perlu bolak-balik klik simpan (save).

Kalaupun harus dilakukan karena mungkin Anda merasa ragu dan khawatir jika pengerjaannya tidak tersimpan, lakukan saja prosesnya pada akhir ketika Anda sudah benar-benar akan menutup dokumen tersebut.

Fitur ini juga akan sangat membantu dalam beberapa kondisi seperti:
  • Menggunakan PC yang tidak memiliki alat penyimpanan daya tambahan dan listrik di rumah/kantor tiba-tiba padam.
  • Menggunakan laptop yang batreinya dicopot, plus listrik juga padam, dan;
  • Koneksi ke jaringan internet terhambat dalam waktu yang cukup lama.

(Lagi-lagi) sederhana, namun kita tidak pernah tahu kapan akan mengalami salah satu dari kondisi diatas. Karena itu, bisa jadi berbagai kondisi lainnya pun telah diperhitungkan dengan baik untuk membantu penggunanya.

7. Difasilitasi dengan adanya fitur pencarian dokumen

Karena fungsi utamanya adalah sebagai alat penyimpanan, maka mungkin saja akan banyak file yang akan Anda upload ke Google Drive. Diantara file yang banyak tersebut, saya yakin pasti akan ada salah satu atau beberapa nama file yang masih kita ingat. Namun lupa di folder mana kita menyimpannya.

Untuk menemukannya, bisa dengan mengetikkan nama file tersebut di kotak pencarian yang telah disediakan.

8. Riwayat revisi dokumen juga tersedia

Seharusnya ini diletakkan setelah poin ke-6 diatas, tapi biarlah. Sudah terlanjur juga. Revisi (pengeditan) yang Anda lakukan terhadap dokumen dalam Google Drive juga akan tersimpan secara otomatis. Jadi, jika Anda sudah berkali-kali melakukan perubahan dalam dokumen tersebut, maka akan tercatat pada bagian mana dan kapan Anda menerapkan modifikasi pada dokumen.

Sebagai contoh, isi dokumen yang Anda buka hari ini ingin dikembalikan ke beberapa hari atau seminggu sebelumnya. Atau ingin tetap saja pada isi awal sebelum ada pengeditan. Hal tersebut bisa dilakukan. Hal ini juga memungkinkan Anda untuk memiliki 2 file yang identik jika ingin melakukan perbandingan mana yang terbaik yang akan Anda gunakan.

Hal tersebut dilakukan hanya dengan mengakses riwayat penggunaan dokumen yang telah tersimpan di Google Drive.

9. Bisa digunakan di berbagai sistem operasi dan multi-platform

Diawal telah saya rekomendasikan pemasangan aplikasinya di hp. Artinya adalah Anda bisa menggunakannya baik di ponsel cerdas (meskipun tidak meng-install aplikasi), maupun di laptop atau pc. Hal ini karena dukungan sistem operasi dan teknologi yang dimilikinya sangatlah banyak. Terlebih yang kebanyakan ada seperti Windows, Mac, IPhone, Ipad dan sebagainya.

10. Berbagai fitur pendukung menarik lainnya

Tidak hanya terintegrasi dengan produk Google yang ada, namun juga beberapa pihak pengembang lainnya. Untuk mengetahuinya, lakukan klik kanan pada bagian kosong (bukan pada file/dokumen) di dalam Google Drive. Lalu arahkan pilihan ke More - Connect more apps dengan simbol/tanda plus (+).

Disana akan ada opsi berbagai aplikasi lainnya untuk mendukung berbagai kebutuhan Anda. Terutama dalam penggunaannya yang mendukung produktivitas seperti aplikasi untuk menyatukan beberapa file PDF dan masih banyak lagi.

Aplikasi lainnya: Kenapa Harus Menggunakan Aplikasi TCASH Wallet Telkomsel?

Secara garis besar, itulah 10 hal yang menjadi manfaat jika Anda memakai Google Drive. Jika masih ada lagi faedah lainnya, bisa Anda sampaikan lewat komentar di bawah ini.

Bagikan juga artikel ini ke teman-teman Anda agar kebermanfaatannya bisa dirasakan oleh banyak orang. Terima kasih sudah membaca dan semoga artikel sederhana ini bisa berguna.


EmoticonEmoticon