Cara Share File atau Folder di Akun Google Drive dan Manfaatnya

Cara Share File atau Folder di Akun Google Drive dan Manfaatnya

Sudah sejauh mana Anda memanfaatkan Google Drive? Sebagai salah satu media penyimpanan file atau dokumen secara online, Google Drive juga memungkinkan kita untuk bisa berbagi semua file atau beberapa folder yang kita tentukan. Fitur berbagi atau share file dan folder ini, tentu akan sangat berguna sekali tanpa kita harus mengirimkan dokumen yang ada secara terus menerus melalui email.

Salah satu manfaat Google Drive ini bahkan bisa dengan mudah dirasakan oleh pebisnis, tidak hanya pekerja kantoran saja.

Misalnya bisnis yang membuka peluang dropship. Di website utamanya, terkadang gambar produk sudah diberi watermark. Disisi lain, saya yakin bahwa para dropshippernya pasti mengharapkan gambar produk yang belum ada watermarknya sama sekali.

Bagi pemilik bisnis, mengirimkan satu per satu gambar lewat email maupun link ke masing-masing pihak yang bekerja sama tentu akan cukup merepotkan meskipun database emailnya sudah ada. Jadi akan lebih baik untuk melakukannya satu kali saja dan file-file gambar produk terbaru pun bisa diakses secara mudah oleh dropshiper.

Cara share atau berbagi file folder di akun Google Drive antara sesama pemilik akun Gmail

Kapasitas penyimpanan akun Google Drive itu adalah 15 GB dan itu gratis. Untuk bisa mendapatkannya, hanya modal 1 gmail saja Anda sudah bisa memilikinya karena sudah terhubung secara otomatis.

Kapasitasnya bisa diperbesar jika Anda melakukan pembayaran. Namun, jika dengan kapasitas tersebut saja sudah mencukupi, silahkan dimanfaatkan dengan baik.

File yang tidak digunakan lagi baiknya dihapus agar kapasitas Google Drive tidak habis.

Nah, untuk mulai berbagi file atau dokumen, kali ini akan saya contohkan langsung bagaimana cara share folder yang katakanlah berisi file gambar produk yang menjadi bisnis Anda. Jadi silahkan upload dulu gambarnya kemudian buatkan 1 folder khusus untuk menggabungkannya.

Jika dokumen-dokumen yang akan Anda bagi tersebut sudah dimasukkan dalam folder di Google Drive, silahkan untuk melakukan klik kanan pada folder tersebut dan pilih Share.

Cara share file dan folder di Google Drive dengan pengguna lainnya

Jika sudah, maka akan muncul kotak dialog baru mengenai kepada siapa Anda akan membagi folder tersebut untuk bisa diakses pihak lain. Silahkan lihat gambar dibawah ini mengenai lanjutan tahapannya.

Memasukkan email pengguna lain untuk diundang ke Google Drive

Pada tahap 1 gambar diatas, Anda diwajibkan memasukkan email gmail pihak yang akan diundang untuk bisa mengakses folder yang akan Anda bagikan. Bisa juga dengan memasukkan email selain gmail.

Tahap ke-2 pada opsi dengan ikon mata yang dipilih terdapat 2 hak akses yang bisa dimiliki oleh pengguna yang Anda undang, yaitu:
  1. Can organise, add, and edit: Pengguna yang diundang bisa mengatur, menambah, mengedit hingga menghapus file dalam folder. Posisinya mirip dengan Anda sendiri yang bertindak sebagai admin.
  2. Can view only: Pengguna lainnya hanya bisa melihat dan mengunduh file di Google Drive. Tidak bisa bertindak sebagai admin.
Kalau untuk kasus foto atau gambar produk yang akan diakses oleh dropshiper, baiknya pilih opsi kedua saja.

Dan tahap terakhir adalah klik "Send" untuk mulai mengirimkan undangan akses ke dokumen atau folder Google Drive tersebut.

Bagi mereka yang mendapatkan undangan ini, silahkan masuk akun Google Drive seperti biasa dan untuk melihat file atau folder undangan tersebut, pilih folder atau menu Shared with me. Disana Anda akan dapat melihat file atau folder apa saja yang dibagikan dengan Anda.

Cara share link langsung di Google Drive

Selain melalui sistem undangan dengan menggunakan email yang akan diberikan akses seperti cara diatas, kamu juga bisa membagikan link secara langsung di Google Drive tanpa menggunakan cara diatas.

Untuk memulainya, lakukan tahap pertama seperti cara diatas namun setelah kamu klik kanan file yang ingin dibagikan, langsung saja pilih Get shareable link.

Cara share link file dan folder langsung di Google Drive

Setelah itu, akan muncul kotak pesan baru yang berisi link file atau folder yang ingin kamu share. Kamu bisa langsung cop link tersebut dan mengirimkannya pada temanmu dan silahkan diteruskan dengan cara pada gambar berikut ini.

Cara mendapatkan link file yang akan dibagikan di Google Drive

Kamu juga bisa melanjutkannya dengan mengklik pada Sharing settings untuk membuka pengaturan file yang akan kamu bagikan tersebut. Jika kamu melakukannya, tampilannya kemudian akan berubah seperti pada gambar dibawah.

Pegaturan tipe akses pengguna lainnya terhadap file atau folder yang dibagikan di Google Drive

Tampilan diatas fiturnya sedikit mirip dengan cara mengundang teman melalui email seperti pada cara 1 sampai 3 diatas. Juga pada bagian atas terdapat tautan atau link yang bisa secara langsung kamu bagikan dengan menentukan tipe akses kepada pengguna lainnya apakah mereka hanya bisa melihat filenya saja tanpa bisa mengeditnya atau sebaliknya seperti yang sudah saya jelaskan diawal.

Jika semua proses diatas sudah kamu lewati dengan benar, maka file atau folder tersebut pun sudah bisa dibuka oleh teman kamu dan yang lainnya yang kamu berikan akses terhadap file tersebut.

PENTING: "Jika kamu mengundang teman melalui email dengan cara diatas, maka file yang dibagikan pun bisa dikerjakan (diedit) secara bersama-sama. Jadi, jika ingin berkolaborasi untuk bekerja di file yang sama, itulah manfaatnya undangan akses lewat email rekan kamu tadi."

Sekian cara share link file atau folder menggunakan Google Drive. Semoga kamu bisa mengikutinya dengan cepat dan juga mudah.


EmoticonEmoticon