Kolaborasi Kerja Tim Dimana Saja Dengan Google Drive

Kolaborasi Kerja Tim Dimana Saja Dengan Google Drive

Jika ada yang menganggap bahwa belajar dan bekerja dalam tim (misalnya) dalam hal input data maupun pembuatan laporan hingga kreasi file baru untuk digunakan sebagai bahan presentasi harus menggunakan laptop, saya hanya ingin mengatakan bahwa dengan hanya memiliki hp atau tablet berbasis Android dan iOS serta aplikasi Google Drive, maka semua hal yang saya sebutkan diatas sudah sangat memungkinkan.

Ada begitu banyak manfaat Google Drive untuk mendukung berbagai jenis pekerjaan yang biasanya mengharuskan Anda memulai dan menyelesaikannya menggunakan MIcrosoft Office Word, Excel, PowerPoint dan lain sebagainya.

Terutama dalam kondisi dimana Anda sedang tidak berada di tempat kerja namun diharuskan untuk tetap menyelesaikan beberapa tugas penting yang ada secara mendadak.

Bagaimana Google Drive dapat membantu kolaborasi kerja tim?

Kemampuan Google Drive ini tidak terlepas dari fitur-fitur yang ada pada layanan yang diberikan. Dua diantaranya yang sangat penting untuk mendukung efektifitas bekerja dimana saja tersebut adalah sebagai berikut:

  1. Kapasitas penyimpanan online (hosting) gratis bawaan untuk setiap akun Gmail sebesar 15 GB dan bisa ditingkatkan (upgrade) kapan saja.
  2. Terintegrasi dengan aplikasi Google Docs sebagai alternatif untuk Microsoft Office Word, Google Sheets sebagai alternatif Excel, Google Slides sebagai alternatif PowerPoint dan masih banyak lagi.

Menariknya, untuk poin kedua diatas, siapapun dapat tetap memulai atau melanjutkan pekerjaan sebelumnya baik dalam kondisi terkoneksi ke jaringan internet maupun tidak (offline) menggunakan hp-nya masing-masing selama aplikasi Google yang dibutuhkan sudah terpasang dengan baik.

Untuk kepentingan berkolaborasi dalam menyelesaikan pekerjaan, akan lebih baik jika masing-masing pengguna dalam tim terhubung ke internet sehingga perubahan apapun dapat diketahui maupun diperiksa oleh anggota tim lainnya.

Jika memang suatu laporan pekerjaan membutuhkan revisi dan diketahui oleh salah satu pihak, maka tingkat kesalahan dalam pembuatan laporan tersebut akan semakin bisa diminimalisir sehingga tidak ditemukan satu pun kekeliruan meskipun sekedar mengoreksi ejaan yang sederhana.

Hal ini sangat dimungkinkan karena tiap perubahan yang dilakukan dalam pembuatan sebuah laporan dapat ditinjau secara real-time oleh masing-masing pengguna.

Proses yang berlangsung secara real-time tersebut juga yang menjadi salah satu keunggulan dari fitur sinkronisasi antara ketiga aplikasi diatas dengan Google Drive.

Jadi, Anda tidak perlu khawatir bahwa pekerjaan Anda bersama tim akan hilang karena sistem penyimpanan yang ada berjalan secara otomatis meskipun Anda hanya menambahkan maupun mengurangi salah satu huruf dalam laporan yang sedang dikerjakan.

Untuk bisa berkolaborasi dengan rekan kantor, yang Anda perlu lakukan adalah memberikan akses ke file atau folder penyimpanan file yang akan dikerjakan melalui Google Drive.

Dan untuk melakukan itu, sangat mudah sekali bagi khalayak ramai (eh) yaitu dengan cara share file atau folder di Google Drive yang dilakukan oleh salah satu akun dan menentukan sejauh mana ijin pengelolaan file dan folder yang bisa diakses oleh pihak lainnya.

Jadi, mau Anda sedang berada di Sabang saat ini dan rekan kerja Anda lainnya sedang berada di Merauke pun, kolaborasi bisa tetap dilakukan.

Manfaat lainnya adalah; penggunaan Google Drive ini juga bisa sedikit mengurangi penggunaan kapasitas hardisk laptop maupun PC dengan adanya kapasitas hosting yang disediakan. Dengan begitu, akan ada kapasitas penyimpanan file tambahan yang tidak mengharuskan Anda untuk melulu membawa-bawa laptop kemana-mana.

Karena dengan hanya membuat akun Gmail saja, Anda sudah bisa mulai mempelajari penggunaan Microsoft Office Word melalui Google Docs dan beberapa program alternatif Microsoft lainnya seperti yang sudah saya sampaikan pada poin diatas.

Untuk penggunaan secara lebih lanjut juga sangat mendukung misalnya dalam penerapan rumus-rumus atau formula yang sering digunakan di Excel. Apalagi kalau hanya sekedar untuk membuat laporan dengan format yang sederhana, maka hal itu sangat memungkinkan.

Paling yah, keterbatasannya ada pada ukuran layar saja jika menggunakan hp atau tablet. Tapi secara keseluruhan, sangat sedikit kendala lainnya yang bisa ditemukan untuk sekedar belajar dan menyelesaikan pekerjaan bersama tim secara online.

Meskipun saat ini Anda merasa belum begitu membutuhkannya, coba saja dulu beri diri Anda kesempatan untuk menginstall dan mencoba berbagai fitur yang telah disediakan di Google Drive.

Karena Anda tidak pernah tahu bahwa terkadang, apa yang Anda butuhkan sebenarnya bisa diperoleh dengan mudah dengan hanya bermodalkan smartphone. Terutama dalam kaitannya dengan adanya berbagai dukungan dalam menyelesaikan pekerjaan dimanapun Anda dan tim berada.


EmoticonEmoticon